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A
chi si rivolge il servizio di
archiviazione dei
documenti
Qualunque ufficio accumula carta,
indipendentemente dalle dimesioni e dal mercato
di appartenenza, e può pertanto beneficiare
della scansione dei documenti,
dell'archiviazione elettronica, e della
consultazione in digitale:
- Aziende private (grandi, medie, piccole) di
qualunque settore merceologico
- Aziende pubbliche (idem)
- Pubbliche amministrazioni centrali e
locali
- Mercato forense: Procure della Repubblica e
Tribunali
- Studi legali
- Commercialisti
- Associazioni di
categoria
Contenuti
del servizio di archiviazione elettronica
documenti
Il servizio di
archiviazione elettronica dei documenti
cartacei comprende tutte le operazioni legate
alla digitalizzazione dei documenti (o, come si
dice oggi, alla sua "smaterializzazione"), e
alla creazione del corrispondente archivio
elettronico:
- scansione
dei documenti cartacei
- controlli
di congruità dei vostri documenti: ad es.
un documento di 200 pagine dovrà ovviamente
corrispondere ad un file di 200 pagine
- creazione
dei corrispondenti file digitali: il
“prodotto finito” che restituiamo è una
collezione di file, tipicamente in formato
PDF, organizzati secondo quando concordato
preventivamente col
cliente:
struttura delle
cartelle e sottocartelle, nomi dei
file, ecc.
- l'archivio elettronico
può essere consultato in formato PDF, con
l'Adobe Reader
gratuito
Come
lavoriamo
I nostri servizi di archiviazione documentale
sono totalmente personalizzabili, non
necessariamente avrete bisogno di TUTTE le
opzioni elencate qui sotto.
Starà a voi scegliere.
Ecco una sintesi di come si svolge un
servizio di archiviazione, dalla scansione dei
documenti cartacei alla creazione dell'archivio
elettronico contenente tutti i vostri
documenti:
- ritiro dei documenti cartacei (oppure
installazione del sistema di
digitalizzazione presso il cliente, qualora
il servizio sia svolto on-site)
normalizzazione dei documenti:
sfascicolazione, eliminazione dei punti
metallici, raddrizzamento delle pagine
capovolte, rimozione di eventuali
"orecchie" sugli angoli dei fogli, ecc.
- scansione dei fogli con scanner
professionali: rilevamento pagine
"saltate", salvaguardia degli originali
mediante arresto immediato in caso di
inceppamento, controlli qualità, il tutto
con velocità di scansione che arrivano fino
ad oltre 100 pagine al minuto...
- ripinzatura e/o rifascicolazione degli
originali
- possibilità di creazione di un indice
(sommario), inserito direttamente nel
documento digitale, per ciascun
raccoglitore o faldone o gruppo logico di
documenti
- indicizzazione dei documenti tramite
OCR, affinché i documenti siano
riconoscibili in modalità "full-text"
(ricerca libera di parole nel
documento)
data-entry manuale per inserimento di
chiavi di ricerca
- memorizzazione dell'archivio
elettronico su supporto magnetico (server o
su disco esterno rimovibile) oppure ottico
(CD/DVD)
- consegna al Cliente dell'archivio
elettronico e della carta (oppure
archiviazione fisica del cartaceo)
- corso di formazione al personale del
cliente che dovrà consultare l'archivio
digitale
Per ulteriori
informazioni su benefici che i servizi di
archiviazione dei documenti possono
offrirvi, o per richiedere un'offerta
personalizzata,
contattateci qui
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