Scansione polizze
  
Servizio di digitalizzazione per le agenzie assicurative

Siete siete arrivati su questa pagina, è perché molto probabilmente avete ricevuto il nostro fax promozionale qui accanto. In estrema sintesi, il fax cerca di evidenziare questo messaggio:

è possibile convertire tutto l'archivio polizze in digitale;     lo facciamo PRESSO DI VOI, in modo da garantire la massima riservatezza         installiamo postazioni che garantiscono comunque una produttività elevata in modo da completare il servizio in tempi molto brevi;      al termine del lavoro, avrete tutte le vostre polizze in formato PDF;    e potrete quindi accedere all'archivio in modo molto più semplice di oggi, e portarlo con voi in qualunque momento.

Se volete una panoramica generale sulla digitalizzazione dei documenti cartacei, vi invitiamo a visitare la pagina relativa ai nostri servizi di scansione.

Per entrare invece più nel dettaglio di come funziona il servizio riservato alle Agenzie assicurative, ecco passo per passo come andremmo ad operare qualora siate interessati:
    

Come funziona: tutto in 10 semplici passi

1. Installiamo in un vostro locale una postazione di lavoro, costituita da 1 PC + 1 scanner, in grado di scansire fino a 10.000 pagine al giorno. Se avete un archivio di 100.000 pagine, l'intero volume può essere digitalizzato in 1 mese.
     
2. Per velocizzare le operazioni, le polizze devono essere "normalizzate" prima della scansione. Ovvero, bisogna predisporle, selezionare le pagine da scansire, sgraffettare, ecc. Questa operazione può essere svolta da vostro personale oppure da un nostro addetto (che dovrà in tal caso essere addestrato all'inizio per capire cosa debba essere normalizzato e cosa no).
     
3. Un altro nostro operatore specializzato effettuerà le scansioni.
     
4. Effettuata la scansione di ciascuna polizza, la polizza torna in archivio.
     
5. Ogni polizza viene convertita in un file PDF.
   Il nome di ciscun file PDF è appunto il codice identificatizo della polizza: ad esempio 0025009.pdf, 0025010.pdf, e così via.
     
6. Al termine, avremo creato un archivio digitale costituito da 1.000, 10.000, ... N-mila file PDF, ciascuno corrispondente ad una polizza.
   Se le polizze sono suddivise per tipologia (es. Auto, Vita, etc.) è ovviamente possibile creare cartelle distinte, una per ogni diverso ramo.
          
7. Tutto l'archivio digitale viene processato da un software OCR per renderlo ricercabile in modalità full-text.
   Dentro ogni polizza potete così andare a cercare un nome, una targa, un telefono, ecc.
     
8. Viene inoltre creata la cosiddetta "indicizzazione" dell'intero archivio. Ovvero, vi sarà possibile ricercare in tutto l'archivio un particolare nome (es. potete cercare tutte le polizze in cui compare Mario Rossi), oppure un numero di targa, ecc.
     
9. Se avete un vostro software di gestione delle polizze, e potete fare un'estrazione dell'anagrafica delle polizze, possiamo infine creare un collegamento tra i dati di ciascuna polizza, presenti nel vostro sistema, e le immagini delle polizze scansite.
       
   Supponiamo che riusciate in questo modo a creare ad esempio un file Polizze.xls simile al seguente:
      
       
   
   Cliccando a questo punto su uno qualunque dei link di ciascuna riga, si apre la polizza corrispondente, e potete consultarla sul monitor stando comodamente seduti, scorrerla pagina per pagina, stamparla.
       
   Ad esempio se cliccate su 26553601 comparirà il file PDF della polizza, ricercabile full-text (provare per credere): una volta aperto il file della vostra polizza, potrete quindi cercare tutte le volte che compare "Rossi", oppure "26553601", o qualunque altro testo o numero importante. 
   
   
   
   cliccare sull'immagine per aprire il facsimile della polizza
     
        
      
      
10. Al termine, riversiamo tutto l'archivio digitale in un disco magnetico USB, portatile, delle dimensioni di pochi centimetri, che vi consegnamo unitamente ad un'ulteriore copia di backup dell'intero archivio, su CD o DVD.
    
     

Domande e risposte più frequenti

Di quanto spazio c'è bisogno? Come deve essere attrezzato il locale per svolgere il servizio?
Non occorrono requisiti ambientali particolari. E' sufficiente una stanza con due scrivanie, una per lo scanner e una per la normalizzazione dei documenti. Alimentazione elettrica normalissima.

Sarebbe possibile fare il servizio da voi, anziché qui in Agenzia?
Certo che sì. La proposta di farlo presso di voi nasce solo per:
- evitarvi impedimenti burocratici, eventuali richieste di autorizzazioni per far uscire le polizze, ecc.
- permettervi di avere tutte le pratiche sempre disponibili, anche durante lo svolgimento del servizio
- annullare il rischio, anche solo teorico, che una pagina possa andar persa fuori dai vostri uffici
Ma se per voi non è un problema, lavorare nei nostri uffici è preferibile anche per noi (e costa meno).

Quanto spazio occupa - in byte - l'archivio digitale?
Dipende dalla risoluzione scelta per la scansione (tipicamente 200 o 300 dpi). Considerando che una pagina scansita sia circa 70 KB, un archivio di 100.000 pagine occuperà circa 7 GB.
1.000.000 di pagine occupano quindi al'incirca 70 GB. Più o meno l'equivalente di una stanza tappezzata lungo tutte le pareti, dal pavimento al soffitto, di scaffali pieni di raccoglitori.

Posso copiare l'archivio su PC o nella rete locale in Agenzia?
Certo. E' sufficiente che ci sia lo spazio sufficiente sul disco del PC o del server.

Sareste in grado di 'agganciare' l'archivio digitale direttamente al nostro software gestionale?
Noi no, ma è un'integrazione che potrebbe senz'altro essere effettuata da chi ha sviluppato e/o assiste il vostro gestionale.
Come abbiamo visto nell'esempio sopra (v. punto 9), in alternativa suggeriamo di esportare i dati che vi interessano in un file Excel, e questo file sì, può essere integrato - anche da noi - con l'archivio digitale.

Che competenza ci vuole per usare poi l'archivio digitale?
E' sufficiente che una persona del vostro staff sappia aprire e consultare un file PDF e abbia quel minimo di dimestichezza di base per muoversi all'interno di un PC.
Nel servizio è comunque incluso anche un corso finale di istruzione, per permettervi di sfruttare al meglio da subito tutte le potenzialità dell'archivio digitalizzato.

Mi "legate" mica a qualche software proprietario, senza il quale non posso consultare il mio archivio?
Assolutamente NO.
L'archivio di polizze che creiamo non è altro che una collezione di file PDF. Quindi potrete leggere qualunque polizza con Adobe Reader (software gratuito).

Che fine fanno il PC e lo scanner, una volta che avete ultimato per le scansioni?
Al termine del lavoro ce li riportiamo via.

Come posso tenere aggiornato il nuovo archivio con le pratiche correnti?
Durante la lavorazione possiamo insegnarvi a replicare lo stesso procedimento sulle nuove polizze che vengono accese quotidianamente.
Spesso è possibile attrezzarsi senza dover acquistare né nuovo hardware né nuovo software (e peraltro non necessariamente da noi). Ma in ogni caso vi daremo un consiglio su quale sarebbe la soluzione migliore per voi in termini di qualità/costo.

Troppo bello per essere vero. Per giunta a domicilio. Mi costerà una fortuna?!
Il prezzo dipende dai volumi e da alcuni aspetti organizzativi (es. normalizzazione dei documenti da fare o già fatta; oppure particolari esigenze di tempo che costringono a portare più di una postazione; lo stato di conservazione dei documenti; ecc.).
Quindi, non per eludere la domanda - anzi, tutt'altro - ma vi invitiamo a contattarci per capire se possiamo fare al caso vostro oppure no. Solo dopo aver ascoltato le vostre esigenze specifiche saremo in grado di darvi un'indicazione di massima o, se sarete interessati, di formulare una vera e propria offerta.

Che garanzie ho che tutto funzioni e che il lavoro venga bene?
Il nostro servizio è coperto da una garanzia di soddisfazione di 12 mesi. Entro tale lasso di tempo, eventuali pagine omesse o venute male a causa di nostri errori o imprecisioni saranno ri-scansite totalmente a nostro carico. Tutto questo anche se dovessimo tornare per 1 sola pagina. Scritto in offerta e firmato nero su bianco.

Per ulteriori informazioni sui benefici
che il servizio di scansione delle polizze può offrirvi,
o per un'offerta personalizzata,
contattateci qui.